Život podnikateľov je zaneprázdnený. Neustále telefonáty, stretnutia, vybavovačky popri snahe o súkromný život a starostlivosť o rodinu si vyžadujú efektívny time management. Máte pocit, že by deň mohol mať aj 25 hodín a aj tak by ste nestíhali? Je možné, že robíte jednu z týchto aktivít neuvážene a oberajú vás tak o vzácny čas na podnikanie.
(Ne)Poctivé plánovanie
Používate nejaký systém plánovania? Veľmi sa to odzrkadlí na vašej efektivite a na tom, koľko času reálne práci venujete. Skúste si každé ráno nájsť chvíľu na súhrn všetkého, čo vás v daný deň čaká. Zoraďte si úlohy podľa priorít a hneď zrána začnite tou najnepríjemnejšou alebo najťažšou. Prečo?
Ráno je naše telo najviac oddýchnuté (bez ohľadu na to, koľko hodín spánku sme mu dopriali). Ak by ste si náročnú úlohu odložili až na poobedie, je možné, že sa k nej v ten deň už nedostanete. Navyše, úspešne zvládnutá prvá úloha vás nakopne a pomôže vám dokončiť aj ďalšie veci. Reálne môžete takto zvýšiť svoju produktivitu už len tým, že máte každý deň jasno v tom, čo musíte urobiť.
Vďaka tomu sa vám zvýši voľný čas na iné aktivity: rodina, vzťahy, koníčky. Poctivé plánovanie teda určite stojí za vyskúšanie.
Neúmerné sledovanie sociálnych sietí znižuje produktivitu až o 13 %
Aj majster tesár sa utne a v tejto dobe presýtenej sociálnymi sieťami sa to stáva čoraz častejšie. Tiež sa občas prichytíte pri tom, že sledujete novinky na sociálnych sieťach a zrazu stratíte pol hodinu alebo aj hodinu času? Nuž, pravdou je, že strácate oveľa viac.
Kombinácia svetla obrazovky, množstva informácií a tiež vysokej miery zábavy bez snaženia: práve toto znamená sledovanie Facebooku či Instagramu. Bezmyšlienkovito rozdávame reakcie, komentáre, zdieľame obsah, no častokrát len tak sledujeme novinky bez toho, aby sme ten obsah prijímali. Náš mozog taký čas „vypne“, vníma to ako relax, ktorý ho príjemne otupí.
Čo však potom, keď sa potrebujete opäť sústrediť na prácu? Prerušené sústredenie sa získava späť oveľa ťažšie a preto je možné, že vás 30 minút na Instagrame bude stáť aj hodinu času, ktorý ste mohli venovať práci.
Týmto netvrdíme, že sú médiá zlé. Mali by sme však vedieť ovládať, kedy a koľko času na nich strávime. Určite si čas počas dňa, kedy sa im budete venovať. Mimo tohto „sociálneho okienka“ ich však nezapínajte.
Robíte viac vecí naraz? Pravdepodobne ich robíte pomaly
Áno, všetci dobre poznáme vtipy o tom, ako ženy zvládajú viac vecí naraz. Štúdie však tvrdia niečo iné. Multitasking ako produktívna pracovná metóda je mýtus, ktorý vás oberá o skutočne vzácny čas.
Pri prepínaní pozornosti z jednej činnosti na druhú sa mozog potrebuje nanovo dostať do stavu sústredenie. Multitaskingom prerušujete prirodzený „pracovný flow“, strácate niť myšlienok a niekedy dokonca aj motiváciu jednu z úloh dokončiť. Dokonca aj maličkosti ako nečakaný telefonát, urgentný email alebo SMS správa od blízkeho vás môže vyrušiť natoľko, že po vyriešení sa miesto práce rozhodnete pre prokrastináciu. Veď už keď mám mobil v ruke, vyriešim aj toto…
Znie to povedome? Toto je nebezpečenstvo, ktoré so sebou viac úloh naraz prináša. Odporúčame vám pri veľkých projektoch alebo úlohách, ktoré si vyžadujú úplné sústredenie, naozaj telefón vypnúť a nesledovať ani emaily. Prípadne použite svoj diár, do ktorého zapíšete, kto vám volal alebo písal. Hneď po dokončení úlohy to môžete vyriešiť, dovtedy na to však nemusíte myslieť.
Kvalita nad kvantitu: Koľko toho naozaj musíte robiť?
V prípade dobrého spravovania času by sme mali venovať 80 % svojho času 20 % najdôležitejších úloh. Pri podnikateľoch ale platí, že častokrát vôbec nemajú voľný čas, pretože neustále niečo robia. V konečnom dôsledku to ale môžu byť mítingy, na ktorých môžu poslať asistenta, zadania, ktoré vôbec neprinášajú úžitok alebo dokonca neproduktívne koníčky, ktoré len vyčerpávajú namiesto toho, aby vám pomohli oddýchnuť si.
Napriek atmosfére súťaženia, kde považujeme za úspešných podnikateľov tých, ktorí vôbec nemajú čas, by ste mali vo svojom podnikaní nastaviť atmosféru kvality. Nejde o to, koľko rozličných vecí robíte, ale o to, či sú to úlohy, ktoré majú najväčší dopad na výsledok vašej práce.